Tilitoimiston vaihtaminen 5 askelta sujuvaan siirtymään

Monet yrittäjät saattavat lykätä tilitoimiston vaihtamista, vaikka nykyinen palvelu ei vastaisi odotuksia tai kemiat eivät kohtaisi. Huoli vaihdon vaikeudesta, tietojen katoamisesta tai katoksista kirjanpidossa on yleinen, mutta useimmiten turha – eritoten kun vaihto tapahtuu ammattitaitoisen ja kokeneen tilitoimiston kanssa. 

Tilitoimiston vaihtaminen on suoraviivainen prosessi, joka voidaan toteuttaa milloin tahansa tilikauden aikana – ei vain vuoden vaihteessa. 



Tässä viisi selkeää askelta, joilla varmistat sujuvan siirtymän uuteen tilitoimistoon.

1. Kartoita tarpeesi ja valitse uusi kumppani

Ennen vanhan tilitoimiston irtisanomista on hyvä pysähtyä miettimään hetkeksi, miksi olet vaihtamassa toimistoa ja mitä nykyisestä palvelusta puuttuu.

Kaipaatko esimerkiksi enemmän neuvontaa: Haluatko kirjanpitäjän, joka ottaa kantaa verotukseen ja tulokseen proaktiivisesti, eikä vain kirjaa tositteita?

Ovatko työkalut vanhanaikaisia: Haluatko päästä eroon paperikuiteista ja siirtyä täysin sähköiseen taloushallintoon?

Toimiiko henkilökemia: Haluatko sinulle nimetyn, saman yhteyshenkilön, joka tuntee yrityksesi ja liiketoimintasi?

Valitse tilitoimisto, joka on aidosti kiinnostunut liiketoiminnastasi ja pystyy tarjoamaan tarpeisiisi skaalautuvat palvelut. Kysy rohkeasti referenssejä ja selvitä, onko toimistolla kokemusta toimialaltasi.

2. Irtisano nykyinen sopimus

Kun uusi kumppani on valittu, irtisano nykyinen tilitoimistosopimus kirjallisesti (esimerkiksi sähköpostilla). Tarkista sopimuksesta irtisanomisaika, joka on tyypillisesti 1–3 kuukautta.



Vaikka irtisanomisaikaa olisikin jäljellä, vaihto voidaan usein sopia tapahtuvaksi “lennosta” hyvässä yhteisymmärryksessä vanhan tilitoimiston kanssa. Tällöin vanha toimisto tekee kirjanpidon tiettyyn kuukauteen asti, ja uusi jatkaa saumattomasti seuraavasta. Yleinen käytäntö on, että vanha toimisto hoitaa vielä kesken olevan kuukauden ALV-ilmoitukset ja raportoinnin.

3. Valtuuksien ja aineistojen siirto

Uusi tilitoimisto tarvitsee valtuudet hoitaa asioitasi viranomaisten suuntaan. Tärkein on Suomi.fi-valtuus, jolla kirjanpitäjä voi asioida puolestasi Verohallinnossa ja tulorekisterissä. Nykyaikaiset tilitoimistot hoitavat valtuuspyynnöt usein puolestasi, jolloin sinun tarvitsee vain hyväksyä ne verkkopankkitunnuksillasi.

Lisäksi sovitaan, miten ja milloin vanha aineisto siirretään.

Sähköinen taloushallinto: Jos käytössä on pilvipohjainen ohjelmisto (kuten Netvisor, Procountor tai Fennoa), ohjelmistoa ei välttämättä tarvitse vaihtaa. Riittää, että käyttöoikeudet ja hallinnointi siirretään uudelle tilitoimistolle.

Perinteinen malli: Jos aineisto on perinteistä materiaalia tai eri järjestelmässä, sovitaan aineiston toimituksesta ja mahdollisesta datasiirrosta (esim. asiakas- ja tuoterekisterit).

4. Aloituspalaveri ja käytäntöjen sopiminen

Hyvä tilitoimisto kutsuu sinut aloituspalaveriin, joka on sujuvan yhteistyön kulmakivi. Siellä käydään läpi:

• Yrityksesi nykytilanne ja tavoitteet
• Toiveet raportoinnista (mitä lukuja haluat seurata ja kuinka usein)
• Miten toimitat kuitit (esim. mobiilisovelluksella) ja miten hyväksyt laskut
• Kuka on yhteyshenkilösi
• Muut käytännön asiat

Tämä on tärkein vaihe luottamuksen rakentamisessa ja se varmistaa, että yhteistyö alkaa oikeilla nuoteilla ja molemmat tietävät, mitä toiselta odotetaan.

5. Vanhan tilitoimiston lopputoimet

Vanha tilitoimisto on velvollinen hoitamaan sovitut tehtävät sopimuksen päättymiseen saakka. Toimiston tulee toimittaa ns. siirtoaineisto uudelle toimistolle.

 

Tämä sisältää tyypillisesti tase-erittelyt ja pääkirjat, palkkalaskelmat ja lomapalkkavelat sekä vahvistetun tilinpäätöksen tiedot (jos vaihto tapahtuu tilikauden vaihteessa).

Kun siirto on tehty, uusi tilitoimistosi ottaa kopin lakisääteisistä velvoitteista. Sinä voit huokaista helpotuksesta ja keskittyä yrittämiseen tietäen, että taloushallintosi on uusissa, hyvissä käsissä.